“O tempo perguntou pro tempo,
quanto tempo o tempo tem.
O tempo respondeu pro tempo,
que o tempo tem o tempo que o tempo tem”.
Este é um exemplo clássico de parlenda ligada ao folclore da língua portuguesa. As parlendas são versinhos com temática infantil usados em brincadeiras de crianças, mas este não é um texto sobre Língua Portuguesa…
Certamente você já se perguntou sobre porque seu dia parece que tem apenas 12 horas enquanto que algumas pessoas parecem ter um dia de 48 horas, não é mesmo? A resposta embora não seja simples está contida dentro da brincadeira de criança acima: O tempo que o tempo tem! Não entendeu? Deixe-me explicar então.
Embora a medicina tenha avançado de forma exponencial nas últimas décadas e a média de idade da população tenha subido, a medicina ainda não é capaz de acrescentar horas a nossa convenção de “dia”, ele permanece com 24 horas. Estas 24 horas são um dos itens mais democráticos que encontramos, afinal todos tem exatamente o mesmo tempo e não podemos acrescentar “mais tempo ao tempo que o tempo tem”.
A percepção de que alguns tem mais tempo que os outros parte da compreensão que suas vidas precisam não somente ser eficientes, mas sobretudo eficazes. A eficácia está no foco e nos resultados alcançados em relação aos objetivos de uma atividade, processo ou organização. Essa é a grande diferença!
Enquanto a eficiência se refere à capacidade de realizar uma tarefa, processo ou atividade com o mínimo de desperdício de recursos, como tempo, dinheiro ou esforço e está mais relacionada a “fazer as coisas da maneira certa”, a eficácia se refere à capacidade de alcançar os resultados desejados, independentemente dos recursos utilizados. Ou seja, é mais sobre “fazer as coisas certas”, focando nos resultados e na capacidade de cumprir metas e objetivos.
Para deixar mais claro, imagine uma fábrica que produz sapatos:
Eficiência: A fábrica será eficiente se conseguir produzir muitos sapatos com o mínimo de desperdício de material, tempo e mão de obra. Isso significa que ela pode usar técnicas de produção otimizadas para minimizar custos e maximizar a utilização dos recursos disponíveis.
Eficácia: A fábrica será eficaz se os sapatos produzidos atenderem aos padrões de qualidade exigidos pelo mercado, tiverem preço “vendável” e se forem entregues no prazo estabelecido. Mesmo que a produção dos sapatos tenha sido realizada de forma eficiente, se os sapatos não atenderem às expectativas dos clientes em termos de qualidade, preço e prazo de entrega, a eficácia da fábrica será questionada.
Assim, quando um empreendedor, executivo ou sócio está focando apenas no tempo disponível das pessoas dentro da empresa, pensando que quanto mais tempo mais resultado obterá, está perfeitamente enganado… Produzir aquilo que o mercado não quer absorver, aumentará o “buraco e deixará dinheiro sobre a mesa”.
“Fazer da maneira certa” é diferente de “fazer a coisa certa”!
Muitas vezes são necessários recursos adicionais que podem até parecer desperdício, mas que na verdade farão com que o produto ou serviço seja altamente consumido pelo mercado. Olhar somente pelo prisma de redução pode levar a sociedade a viver um mundo de carência e não o mundo de abundância que todo empreendedor busca alcançar.
O sócio relógio é aquele que acredita que controlar o tempo de atividades de cada colaborador, reduzirá desperdícios. Que quanto mais o colaborar der seu tempo para empresa, deixando de lado todo o resto, mais irá produzir. Grande engano! Somos seres sociais e além do ambiente de trabalho precisamos cuidar de outras dimensões na nossa vida como nós mesmos, nossa família, nossos amigos, nossa relação com o alto. Os relacionamentos interpessoais e o harmonioso equilíbrio entre as diversas vinculações de um ser humano, serão a base para o aumento de produtividade.
Mas então como me tornar eficaz? Isso leva tempo e empenho… Mas vou deixar algumas dicas práticas, resumidas nos passos a seguir:
1º passo – Primeiras ações do dia
Nada de começar o dia tomando sua primeira refeição assistindo ou ouvindo tragédias e coisas do gênero. Também não saia correndo e sem comer nada! Reserve os primeiros momentos para ações agradáveis, que elevem o seu dia, como uma oração, meditação, conversa com os familiares, boa música… algo que lhe permita preparar o seu cérebro para produzir e não para se proteger. E não precisa dedicar muito tempo nessas atividades, desde que as pratique.
2º passo – Distribuir o tempo
Separe o seu dia em 3 grandes blocos de 8 horas e seja fiel a eles. Use o primeiro bloco para dormir, o segundo para trabalhar e terceiro para cuidar das 4 dimensões do ser humano integral, segundo a visão antropológica personalista:
• Dimensão física – alimentação, saúde física, necessidades fisiológicas;
• Dimensão emocional – bem estar, saúde emocional, paixões e consciência;
• Dimensão racional – Intelecto, aprendizagem e vontade;
• Dimensão Transcendental – relação com o alto, com Deus.
3º passo – Focar e pausar
No bloco dedicado ao trabalho, foque nisso e deixe os demais assuntos para outros momentos. O ser humano não consegue se concentrar por muitas horas seguidas sem perda de performance, logo programe suas atividades deixando pequenas pausas reparadoras de 10 ou 15 minutos a cada 2 horas. Nestes intervalos você pode dar atenção a assuntos urgentes que não sejam do trabalho ou mesmo simplesmente exercitar o ócio criativo. Caso tenha dificuldades para pausar mais de 10 minutos, sugiro conhecer a técnica Pomodoro , que no final das contas trará resultados similares.
Durante sua programação diária, separe tempo para atividades corriqueiras e repetitivas como responder emails, acessar whatsapp, retornar ligações ou atualizar relatórios.
4º passo – Pare de se autosabotar
Seja por atitude perfeccionista de nunca achar que está bom ou por ficar pensando “o que será que vão achar?”. Tome cuidado, pois ninguém é perfeito exceto Deus. Fique atento com o vitimismo, onde a culpa sempre é de outro ou de uma circunstância externa. O comodismo é outro perigo que facilmente nos pega e quando vemos, falta a coragem para fazer diferente. E o que falar da procrastinação? Esperar eternamente o amanhã chegar, faz com que o amanhã nunca vire hoje… Mudar pequenos hábitos pode ser uma grande solução, mas é preciso reconhecer as dificuldades antes.
Com estes pequenos passos é possível se tornar uma pessoa eficaz e transbordar isso para o ambiente ao seu redor, transformando o mundo onde vive em lugar mais produtivo e abundante. Afinal “Santidade é a santa e perfeita harmonia entre a afetuosa vinculação a Deus, ao trabalho e ao próximo em todas as situações da vida” Pe José Kentenich.
Voltando à eficiência empresarial, é preciso cuidar com a rigidez técnica, financeira. Primeiro deve vir o olhar para o todo, olhar para a eficácia, fazer a coisa certa, no momento certo, pelo preço certo, com a qualidade certa. E, depois disso, cuidar com os desperdícios.
Eficácia é olhar para a forma como o mercado absorve o que produzimos, estar atento com a aceitação do nosso produto e não tentar empurrar algo ao mercado só porque o lucro é o que nos interessa. Na prática, quem empurra sofre para vender e consequentemente sofre para crescer. Quem atende o mercado tem demanda sempre crescente e aí, somente depois disso, vai atrás da eficiência!